Administrasi Umum Kelas 10 SMK Kurikulum 2013
Prosedur Pencatatan Surat/Dokumen
A. Tata Persuratan
Berdasarkan pendapat para ahli bisa diambil kesimpulan bahwa surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis, baik atas nama diri sendiri maupun atas nama suatu organisasi atau perusahaan.
# Pengertian Surat Menyurat
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan komunikasi antara satu pihak dengan pihak yang lainnya, dan dilaksanakan dengan saling bertukar informasi sehingga adanya hubungan timbal balik diantara kedua belah pihak dengan saling berkirim surat.
Dalam ruang lingkup organisasi, kores-pondensi dapat dibagi menjadi 2 (dua) macam, yaitu :
a. Korespondensi ekstern
b. Korespondensi intern
# Tujuan Penulisan Surat
a. Untuk menyampaikan pesan/informasi
b. Untuk memperlancar arus informasi
c. Untuk membuat si penerima mengerti terhadap isi surat sehingga komunikasi dapat berkelanjutan
B. Fungsi Surat
Fungsi utama surat adalah sebagai alat komunikasi. Selain itu, surat juga mempunyai 7 fungsi lainnya, diantaranya :
1. Duta atau wakil dari pengirim
2. Pedoman dan dasar bertindak
3. Alat pengingat atau berpikir
4. Barometer kemajuan kantor
5. Jaminan keamanan
6. Dokumen historis
7. Alat promosi
C. Penggolongan Surat
=> Jenis surat berdasarkan sifatnya
a. Surat Pribadi
b. Surat Niaga
c. Surat Dinas
d. Surat Pemerintah
e. Surat Sosial
=> Jenis surat berdasarkan wujudnya
a. Surat bersampul
b. Warkat pos
c. Kartu pos
d. Memo dan nota
e. Telegram/teleks/faximile
=> Surat berdasarkan keamanan isinya
a. Surat Rahasia
b. Surat Konfidensial
c. Surat Penting
=> Surat berdasarkan proses penyelesaiannya
a. Surat sangat segera/kilat
b. Surat segera
c. Surat biasa
=> Surat berdasarkan dinas pos surat
a. Kilat khusus
b. Surat tercatat
c. Wesel pos
=> Surat berdasarkan sasaran yang dituju
a. Surat biasa
b. Surat Edaran/Pengumuman
# Perlengkapan Surat
Yang dimaksud perlengkapan surat adalah segala sesuatu di luar pesan yang ingin disampaikan oleh surat tersebut.
Seperti pemilihan kertas, warna tinta, pelipatan kertas, dan penggunaan amplop.
Berdasarkan pendapat para ahli bisa diambil kesimpulan bahwa surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis, baik atas nama diri sendiri maupun atas nama suatu organisasi atau perusahaan.
# Pengertian Surat Menyurat
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan komunikasi antara satu pihak dengan pihak yang lainnya, dan dilaksanakan dengan saling bertukar informasi sehingga adanya hubungan timbal balik diantara kedua belah pihak dengan saling berkirim surat.
Dalam ruang lingkup organisasi, kores-pondensi dapat dibagi menjadi 2 (dua) macam, yaitu :
a. Korespondensi ekstern
b. Korespondensi intern
# Tujuan Penulisan Surat
a. Untuk menyampaikan pesan/informasi
b. Untuk memperlancar arus informasi
c. Untuk membuat si penerima mengerti terhadap isi surat sehingga komunikasi dapat berkelanjutan
B. Fungsi Surat
Fungsi utama surat adalah sebagai alat komunikasi. Selain itu, surat juga mempunyai 7 fungsi lainnya, diantaranya :
1. Duta atau wakil dari pengirim
2. Pedoman dan dasar bertindak
3. Alat pengingat atau berpikir
4. Barometer kemajuan kantor
5. Jaminan keamanan
6. Dokumen historis
7. Alat promosi
C. Penggolongan Surat
=> Jenis surat berdasarkan sifatnya
a. Surat Pribadi
b. Surat Niaga
c. Surat Dinas
d. Surat Pemerintah
e. Surat Sosial
=> Jenis surat berdasarkan wujudnya
a. Surat bersampul
b. Warkat pos
c. Kartu pos
d. Memo dan nota
e. Telegram/teleks/faximile
=> Surat berdasarkan keamanan isinya
a. Surat Rahasia
b. Surat Konfidensial
c. Surat Penting
=> Surat berdasarkan proses penyelesaiannya
a. Surat sangat segera/kilat
b. Surat segera
c. Surat biasa
=> Surat berdasarkan dinas pos surat
a. Kilat khusus
b. Surat tercatat
c. Wesel pos
=> Surat berdasarkan sasaran yang dituju
a. Surat biasa
b. Surat Edaran/Pengumuman
# Perlengkapan Surat
Yang dimaksud perlengkapan surat adalah segala sesuatu di luar pesan yang ingin disampaikan oleh surat tersebut.
Seperti pemilihan kertas, warna tinta, pelipatan kertas, dan penggunaan amplop.
# Bentuk-Bentuk Surat
1. Full Block Style (Bentuk Lurus Penuh)
Surat bentuk lurus penuh adalah surat yang semua bagian-bagiannya diketik dari margin kiri.
2. Block Style (Lurus/Balok)
Bentuk ini merupakan pengembangan dari bentuk lurus penuh, hanya bedanya pada pengetikan tanggal dan kaki surat terletak di sebelah kanan.
3. Semi Block Style (Setengah Lurus)
Bentuk semi block adalah pengembangan dari bentuk block.
4. Indented style (Lekuk)
Surat bentuk ini disebut indented (lekuk) karena pada setiap pengetikan alinea isi suratnya diketik masuk/menjorok ke kanan 5 spasi dari margin kiri.
5. Hanging Paragraph Style (Menggantung)
Surat bentuk ini disebut menggantung karena setiap pengetikan alinea baru pada isi surat diketik dari margin kiri, tetapi baris berikutnya masuk 5 spasi.
6. Official Style (Resmi)
Surat bentuk resmi (Official) adalah bentuk surat yang biasa digunakan di instansi pemerintah.
# Manfaat Surat bagi Pembuatnya
1. Sebagai wujud eksistensi diri
2. Sebagai wahana untu berekspresi
3. Sebagai alat untuk menunjukkan jati diri
4. Untuk mendapatkan kepercayaan dari pihak lain
Fasilitas Kantor
A. Pengertian Fasilitas
Fasilitas adalah sarana untuk melancarkan dan memudahkan pelaksanaan fungsi.
Adapun fasilitas kerja adalah saran pendukung dalam aktifitas perusahaan berbentuk fisik dan digunakan dalam kegiatan normal perusahaan, memiliki jangka waktu kegunaan yang relatif permanen dan memberikan manfaat untuk masa yang akan datang.
Menurut Hartanto karakteristik dari sarana pendukung dalam proses aktifitas perusahaan, diantaranya :
1. Mempunyai bentuk fisik
2. Dipakai atau digunakan secara aktif
3. Mempunyai jangka waktu kegunaan atau umur relatif permanen dari satu periode akuntansi atau lebih dari satu tahun
4. Memberikan manfaat di masa yang akan datang
B. Jenis Fasilitas Kerja
Fasilitas kerja merupakan salah satu alat yang digunakan oleh karyawan untuk memudahkan dalam penyelesaian pekerjaan sehari-hari.
Menurut Sofyan fasilitas kerja :
1. Mesin dan peralatan
2. Prasarang
3. Perlengkapan kantor
4. Peralatan inventaris
5. Tanah dan bangunan
6. Alat transportasi
C. Pengertian Pembekalan
Sering disampaikan dengan istilah perabot kantor/perlengkapan kantor.
Perlengkapan kantor yaitu semua benda yang terdapat di dalamnya dan diperlukan dalam rangka proses kegiatan kantor.
Perbekalan adalah mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.
Perabot kantor yaitu segala macam barang atau benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor.
Aktifitas perbekalan di dalam organisasi mempunyai beberapa tujuan :
1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi
2. Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak, tetapi masih dapat diperbaiki
D. Macam-Macam Perbekalan/Perabot
Macam-macam peralatan kantor :
1. Perabot kantor
2. Peralatan/perlengkapan kantor
3. Mesin-mesin kantor
4. Pesawat kantor
5. Interior kantor
E. Macam-Macam Perbekalan Kantor
# Macam-macam perbekalan kantor :
1. Perbekalan kantor
2. Perbekalan gedung
3. Perbekalan ruang kelas
Fasilitas adalah sarana untuk melancarkan dan memudahkan pelaksanaan fungsi.
Adapun fasilitas kerja adalah saran pendukung dalam aktifitas perusahaan berbentuk fisik dan digunakan dalam kegiatan normal perusahaan, memiliki jangka waktu kegunaan yang relatif permanen dan memberikan manfaat untuk masa yang akan datang.
Menurut Hartanto karakteristik dari sarana pendukung dalam proses aktifitas perusahaan, diantaranya :
1. Mempunyai bentuk fisik
2. Dipakai atau digunakan secara aktif
3. Mempunyai jangka waktu kegunaan atau umur relatif permanen dari satu periode akuntansi atau lebih dari satu tahun
4. Memberikan manfaat di masa yang akan datang
B. Jenis Fasilitas Kerja
Fasilitas kerja merupakan salah satu alat yang digunakan oleh karyawan untuk memudahkan dalam penyelesaian pekerjaan sehari-hari.
Menurut Sofyan fasilitas kerja :
1. Mesin dan peralatan
2. Prasarang
3. Perlengkapan kantor
4. Peralatan inventaris
5. Tanah dan bangunan
6. Alat transportasi
C. Pengertian Pembekalan
Sering disampaikan dengan istilah perabot kantor/perlengkapan kantor.
Perlengkapan kantor yaitu semua benda yang terdapat di dalamnya dan diperlukan dalam rangka proses kegiatan kantor.
Perbekalan adalah mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.
Perabot kantor yaitu segala macam barang atau benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor.
Aktifitas perbekalan di dalam organisasi mempunyai beberapa tujuan :
1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi
2. Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak, tetapi masih dapat diperbaiki
D. Macam-Macam Perbekalan/Perabot
Macam-macam peralatan kantor :
1. Perabot kantor
2. Peralatan/perlengkapan kantor
3. Mesin-mesin kantor
4. Pesawat kantor
5. Interior kantor
E. Macam-Macam Perbekalan Kantor
# Macam-macam perbekalan kantor :
1. Perbekalan kantor
2. Perbekalan gedung
3. Perbekalan ruang kelas
# Ditinjau dari tetap dan tidak tetap dibagi 2 :
1. Benda tetap : tanah, gedung, peralatan
2. Tidak tetap : kertas, tinta, kapur
# Ditinjau dari segi peralatan :
1. Benda peralatan umum
2. Benda peralatan khusus
3. Peralatan laboratorium
4. Peralatan lain
# Ditinjau dari segi kegunaannya :
1. Benda peralatan untuk kelas
2. Benda peralatan untuk kantor
# Ditinjau dari segi umum yang dipakai instansi
1. Benda tahan lama
2. Benda habis pakai
F. Pengelolaan Perbekalan
=> Langkah-langkah :
1. Pengadaan
2. Penyimpanan
3. Pengeluaran/pendistribusian
4. Pemeliharaan
5. Penghapusan
G. Tata Letak Fasilitas
Tata letak fasilitas dapat didefinisikan sebagai kumpulan unsur-unsur fisik yang diatur mengikuti aturan/logika tertentu tata letak fasilitas merupakan bagian perancangan fasilitas yang lebih focus pada pengaturan unsur-unsur fisik : mesin, peralatan, meja, bangunan.
Beberapasektor yang menjadi pertimbangan dalam penempatan fasilitas yaitu :
1. Kedekatan lokasi sumber bahan baku
2. Kedekatan dengan pasar
3. Faktor tenaga kerja, serta faktor yang menunjang, seperti transportasi, peraturan pemerintah
# Perencanaan Fasilitas
1. Perancangan fasilitas
2. Perancangan tata letak
3. Perancangan sistem pemindahan material
H. Tujuan Perencanaan Tata Letak Fasilitas
1. Memaksimumkan pemanfaatan peralatan pabrik
2. Memaksimumkan kebutuhan tenaga kerja
3. Mengusahakan agar aliran bahan dan produk lancer
4. Meminimumkan usaha membawa bahan
5. Meminimumkan hambatan pada kesehatan
I. Ergonomi
Ergonomi yaitu ilmu yang mempelajari perilaku manusia dalam kaitannya dengan pekerjaan mereka.
=> Ergonomis berasal dari Yunani “Ergan” yang artinya kerja dan “Nomos” yang berarti aturan ergonomi adalah manusia pada saat bekerja pada lingkupnya.
Ada beberapa prinsip dasar dalam ergonomic yaitu :
a. Meninggalkan faktor kenyamanan
b. Meningkatkan keselamatan kerja
c. Memperhatikan keselamatan kerja
# Prinsip-Prinsip Ergonomi
1. Prinsip Fisikal
• Jadikanlah segala sesuatu mudah dijangkau
• Bekerja dengan tinggi yang sesuai
• Memberikan jarak ruang dan akses
2. Prinsip Kognitif
• Adanya standardisasi
• Membuat stereotype
• Membuat pola atau patterns
=> Aspek Ergonomi :
1. Pencahayaan
2. Sumber cahaya
3. Panas
4. Gangguan suara
5. Ergonomic
6. Suhu-suhu kualitas udara
7. Stasiun kerja
8. Kesehatan-kesehatan keamanan kerja
9. Kebiasaan dalam bekerja
=> Penerapan Ergonomi :
Semboyan : “ Sesuaikan pekerjaan dengan pekerjaannya dan sesuaikan pekerja dengan pekerjaannya (Fitting the task to the person and fitting the person to the task)”
# Manfaat Prinsip Ergonomi :
1. Memprediksi potensi pengaruh pekerjaan pada tubuh pekerja
2. Mencegah dan mengurangi risiko timbulnya penyakit akibat kerja
3. Meningkatkan faktor keselematan kerja
# 3 Langkah awal untuk membangun program Ergonomi :
1. Membangun komitmen dari managemen
2. Mengadakan pelatihan ergonomic
3. Membentuk working group
Layout Tata Ruang Kerja
# Pengertian tata ruang kantor
Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia.
=> Tujuan tata ruang kantor :
a. Memperlancar jalannya pekerjaan
b. Menambah semangat kerja pegawai
c. Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor
d. Mempermudah pengawasan
# Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif
2. Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan
3. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada
4. Meningkatkan produktifitas kerja
5. Mengantisipasi pengembangan organisasi dimasa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel
Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia.
=> Tujuan tata ruang kantor :
a. Memperlancar jalannya pekerjaan
b. Menambah semangat kerja pegawai
c. Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor
d. Mempermudah pengawasan
# Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif
2. Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan
3. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada
4. Meningkatkan produktifitas kerja
5. Mengantisipasi pengembangan organisasi dimasa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel
# Asas Tata Ruang Kantor
1. Asas mengenai jarak terpendek
2. Asas mengenai rangkaian kerja
3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
5. Asas kegiatan
6. Asas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai
# Jenis-jenis tata ruang kantor
1. Tata Ruang Berkamar
2. Tata Ruang Terbuka
3. Tata Ruang Panorama
Komunikasi Perkantoran
# Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian berita dari satu pihak kepada pihak lain dengan mempergunakan suatu sarana untuk mendapatkan saling pengertian antara kedua belah pihak.
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian berita dari satu pihak kepada pihak lain dengan mempergunakan suatu sarana untuk mendapatkan saling pengertian antara kedua belah pihak.
# Proses Komunikasi
Proses komunikasi terdiri atas unsur, yaitu komunikator, message (pesan), jalur (media), komunikan (penerima), dan umpan balik (feedback).
# Unsur-Unsur Komunikasi
1. Komunikator
2. Komunikan
3. Message
4. Transmit
5. Feed Back
6. Media atau Saluran
7. Barrier
8. Sikap